Главная » Справочник » Основы управления персоналом » Роль коммуникации в управлении

Роль коммуникации в управлении

Управление персоналом невозможно представить без коммуникаций. Процесс передачи информации лежит в основе функционирования любой организации, принятия и исполнения управленческого решения, взаимодействия между руководителем и подчиненными, коллегами, клиентами, поставщиками, конкурентами.

На практике доказано, что руководитель тратит 48 минут каждого часа своего рабочего времени на коммуникации с персоналом, клиентами, т. е. в среднем 80 % всего его рабочего времени уходит на общение, процесс передачи информации, и от того, насколько этот процесс будет эффективен, настолько будет успешна и вся деятельность организации.

Коммуникация (лат. сommunico — делаю общим, связываю, общаюсь) – это процесс передачи и обмена информацией взаимодействующих сторон, к которым можно отнести индивидов, социальные группы, организации, государства и общества.

Коммуникации выполняют следующие функции:

информационную, с помощью которой в организации происходит обмен информацией между членами организации, получение информации из внешней среды, приобретение новых знаний;
объединяющую, выполняющую одну из важных целей любой организации — налаживание связей и отношений в процессе работы, в том числе кооперации, сотрудничества и взаимодействия;
побудительную или мотивационную, побуждающую персонал к определенным действиям необходимым для организации;
интегрирующую, благодаря которой происходит включение сотрудника или подразделение в более крупные структуры или объединения;
координационную, согласующую действия работников или подразделений организации для выполнения определенной деятельности;
контрольно-регулирующую, включающую в себя сбор, обработку и хранение информации, которая позволит осуществлять обратную связь, т. е. контролировать процесс и вовремя вносить определенные корректировки.

Таким образом, коммуникации позволяют осуществлять процесс управления персоналом в организации. Для эффективного использования коммуникаций в управленческой деятельности необходимо изучить процесс передачи информации в организации, т. е. последовательность действий при общении людей, или коммуникационный процесс. Он предполагает наличие отправителя, получателя информации и процесса ее обмена информацией.

Учеными разработана модель коммуникации, включающая в себя следующие элементы:

Отправитель (источник) – это лицо или организация, генерирующая сообщение (президент компании, пресс-секретарь, информационное агентство). Это управляющая подсистема.
Кодирование – это представление идеи, которую стремится донести до получателя источник, в кодах или символах. В качестве кодов могут выступать слова устной или письменной речи (лексика, темп, стиль речи), визуальные образы (людей, товаров, предметов интерьера) и их движение, запахи (цветов, духов, сигарет, мыла), звуки (мелодии, интонация и тембр голоса), цвет (яркий, приглушенный), жесты (статуса, отношения к чему-либо).
Сообщение – это закодированная идея, то, что хотел сообщить источник получателю.

Сообщение включает в себя содержание сообщения:

основные мысли, аргументы, доводы, факты; средство передачи (канал) сообщения – телевидение, личная встреча, газета, журнал, радио, публичное выступление; личность, делающая сообщение;
декодирование сообщения – это перевод информации на язык получателя;
передача сигнала осуществляется через канал коммуникации. Вид сигнала зависит от типа осуществляемой коммуникации и используемого канала;
канал коммуникации – это промежуточный механизм от коммуникатора к реципиенту, который может быть в виде устного обращения, телефонной и интерактивной (двухсторонней телесвязи), собраний, митингов, рекламы, т. е. все то, что является средством общения между отправителем и получателем информации;
получатель – лицо или группа лиц, принимающих сообщение, это управляемая подсистема;
обратная связь – результат эффективного коммуникационного процесса, выражаемого в достижении необходимых действий (поведения) от получателя информации;
помехи – это любой фактор, который может нарушить передачу сообщения в любой момент коммуникационного процесса (внимание отвлекли, шум в организации, непонятно закодированная информация, психологические барьеры, особенности восприятия информации).

Процесс передачи информации происходит как внутри организации, так и за ее пределами. В общем виде все коммуникации в организации или корпорации бывают или внешними, или внутренними.

Виды корпоративных коммуникаций:

Внешние – обмен информацией между организацией и ее внешней средой: потребителями, конкурентами, органами государственного регулирования.
Внутренние – это осуществление информационных обменов между элементами организации. Они в свою очередь бывают:
2.1 Горизонтальные коммуникации, связывающие равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.
2.2 Вертикальные, с помощью которых информация передается с высших уровней руководства на низшие.
2.3 Неформальные, основанные на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях. Основным видом таких коммуникаций являются слухи.
2.4 Между руководителем и подчиненным.

Эффективность коммуникации зависит от множества факторов, которые могут быть подразделены на две большие группы: индивидуальные и организационные.

Под индивидуальными факторами понимается все то, что связано с персоналом организации, их способностью и мотивацией участвовать в информационном обмене, достигать поставленных целей коммуникации, уменьшать коммуникационные барьеры.

К таким факторам относят:

повышение коммуникативной компетентности работников организации;
выбор наиболее подходящего коммуникационного канала;
совпадение установок и знаний отправителя и адресата и т. д.

Организационные факторы связаны со структурой и процессами в организации. К ним относят:

регулирование информационных потоков;
создание системы обратной связи;
рассылку информационных материалов;
применение достижений современной информационной технологии и прочее.

На практике доказано, если при управлении коммуникациями учитывать перечисленные факторы, то значительно улучшаются взаимоотношения членов коллектива, налаживается командная работа. При этом необходимо помнить, основное правило управления коммуникациями – связь с корпоративной стратегией, которая будет определять цели и содержание сообщений.

Предыдущая статья Понятие, способы и теории мотивации Следующая статья Рынок труда, трудовые ресурсы и потенциал организации

Статьи по теме