Неформальное деловое общение

Деловое общение происходит не только в сугубо деловой обстановке – в рабочем кабинете, за столом переговоров и т.п. Значительная часть деловых встреч протекает в неформальных условиях – во время всякого рода приемов.

Эти неформальные контакты важны также для приобретения нужных знакомств и связей. В процессе неформальных встреч в значительной степени складывается впечатление о человеке, формируется его репутация.

Во время такого общения особенно важно соблюдение правил речевого этикета, которые описаны в предыдущем разделе. Здесь мы опишем некоторые виды мероприятий, в ходе которых и осуществляется неформальное деловое общение.

Официальные приемы

Официальные приемы подразделяются на дневные и вечерние; приемы с рассадкой и без рассадки за столом. В международной практике принято считать, что дневные приемы менее торжественны, чем вечерние.

К дневным приемам относятся «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак».

«Бокал шампанского» начинается, как правило, в 12 часов и продолжается около часа. Поводом для организации такого приема может быть годовщина национального праздника, отъезд посла, пребывание в стране делегации, открытие выставки, фестиваля и т. д.

Аналогичным является прием типа «бокал вина». Название в данном случае подчеркивает особый характер приема.

«Завтрак» устраивается в промежутке между 12.00 и 15.00 часами.

Вечерние приемы. Прием типа «Коктейль» начинается в период между 17 и 18 часами и длится около двух часов.

Прием типа «а ля фуршет» проводится в те же часы, что и «коктейль». Однако на фуршетном приеме, как правило, накрываются столы с закусками, включая горячие блюда.

Приемы типа «коктейль» и «а ля фуршет» проводятся стоя.

«Обед» считается наиболее почетным видом приема. Обычно он начинается в промежутке от 20 до 21 часа. В протокольной практике нашей страны обед может начинаться и в более раннее время. Деловой обед позволяет наладить хорошие отношения с партнерами, лучше познакомиться с клиентами.

В полдень человек активнее и раскованней, чем в 7-8 часов утра. Продолжительность делового обеда строго не регламентируется и обычно составляет один-два часа, из которых до получаса занимает светский разговор, как правило, предваряющий деловую беседу.

«Ужин» отличается от обеда только временем начала – не ранее 21 часа. Деловой ужин носит более официальный характер, чем завтрак или обед, и по степени регламентации приближается к приему.

Это определяет тип приглашений (письменные, а не телефонные), особенности одежды (костюм темных тонов). Продолжительность делового ужина два часа и более. К вечерним приемам относится также «чай». Чай устраивается в период между 16 и 18 часами, как правило, только для женщин.

К разновидностям официальных приемов относятся также киносеансы, музыкальные и литературные вечера, вечера дружбы, встречи для игры в гольф, теннис, шахматы, другие спортивные игры

.При принятии решения организовать (принять приглашение на) деловой завтрак, обед или ужин необходимо обдумать свои задачи и уяснить, будет ли более непринужденная атмосфера застолья способствовать их решению. Может быть, эти вопросы легче решить в учреждении или по телефону. Каждая встреча, связанная с застольем, может отнять от одного до трех часов, а относиться к своему и чужому времени нужно крайне уважительно.

Оплата. Если деловая встреча с едой происходила в ресторане, оплатить счет должен либо тот, кто первым предложил встретиться, либо занимающий более высокое положение. Если ситуация может быть превратно истолкована как попытка завоевать чье-то особое расположение, следует предложить, чтобы каждый платил за себя.

Это особо актуально для представителей средств массовой информации и государственных служащих всех уровней: завтрак журналиста или чиновника за чужой счет могут оценить как попытку повлиять на прессу или как проявление коррумпированности органов государственной власти. Однако наиболее общим подходом все же будет такой – пригласивший берет все расходы на себя.

Благодарность. После делового завтрака, обеда или ужина принято, по меньшей мере, поблагодарить пригласившего. Более уместной, однако, будет благодарственная записка, хотя этим элементом в деловых отношениях часто пренебрегают.

Рассадка за столом. На приемах типа завтрак, обед, ужин гости рассаживаются за столом в строго определенном порядке в соответствии с общепринятыми протокольными правилами. Если сделан предварительный заказ, хороший тон предписывает дождаться, пока соберутся все приглашенные и лишь тогда усаживаться за стол.

Если вам надо будет разложить бумаги, а вы встречаетесь лишь с одним человеком, предпочтительнее сесть за столик на четверых, а не на двоих. В этом случае будут веские причины предложить человеку сесть справа от вас, а не напротив.

Рассадка требует строгого соблюдения признанного служебного или общественного положения гостей. При этом соблюдаются следующие правила рассадки гостей:

первым самым главным местом считается место справа от хозяйки дома, вторым – слева от хозяина дома (если хозяин и хозяйка сидят за столом рядом друг с другом). По мере удаления от хозяйки и хозяина места становятся менее почетными;

в отсутствие женщин первым считается место справа от хозяина, вторым – слева от него;

особо почетный гость может быть посажен напротив хозяина дома, в этом случае вторым будет место справа от хозяина дома;

если хозяйка дома отсутствует, на ее место может быть посажена одна из приглашенных женщин (с ее согласия) или самый почетный гость;

женщину не сажают рядом с женщиной, мужа – рядом с женой;

женщин не сажают в конце стола, если на его торце не сидят мужчины;

учитывается знание языков рядом сидящих гостей;

если требуется переводчик, в нашей стране переводчика сажают рядом с гостями. В других странах переводчик может быть помещен позади кресел хозяина и главного гостя;

после или во время какого-либо двустороннего совещания или конференции возможна рассадка на завтраке, обеде или ужине одной делегации напротив другой. В данном случае почетным является место напротив входной двери, если дверь находится сбоку, почетной считается сторона, обращенная к окнам, выходящим на улицу.

Не исключено, что составление такой предварительной рассадки может внести изменения и дополнения в первоначальный список приглашенных. Поэтому, исходя из главного правила рассадки – на самых почетных местах сидят самые почетные гости – необходимо прежде всего определить старшинство среди гостей.

Следует помнить, что супруге присваивается старшинство супруга. Это правило помогает правильно сделать рассадку на приеме, где присутствуют женщины или на чисто женском приеме.

Рассадка уточняется по мере поступления ответов на приглашения. В день приема или накануне составляется общий список участников приема.

В более формальных условиях, на совещаниях и переговорах рассаживание участников также имеет значение. Обращайте внимание на то, как и куда садится Ваш собеседник: если он стремится занять место напротив Вас, то, следовательно, предполагает вести дискуссию или настроен на сложные переговоры, позиция рядом с вами – знак стремления и готовности к совместной работе. во время дружеской беседы люди обычно сидят «наискосок».

На создание психологического климата влияет форма стола и положение собеседников относительно двери. Квадратные столы хороши для проведения краткой беседы или для подчеркивания отношений субординации.

Максимальное сопротивление Вам окажет человек, который сидит напротив Вас. А отношения сотрудничества и внимания скорее установятся с собеседником справа. За прямоугольным столом главенствует человек, который сидит лицом к двери.

Круглый стол создает атмосферу непринужденности.  Если Вы хотите, чтобы Ваш партнер расслабился, посадите его лицом к двери, спиной к стене; если нет, то предложите ему занять место спиной к двери – это заставит его нервничать.

Во взаимном расположении общающихся людей влияет неосознаваемое, но весьма важное территориальное поведение. Дистанции и зоны – пространство общения, ярко выраженный знак отношения к партнеру, к ситуации, к своему месту и роли.

Каждый человек бессознательно ощущает вокруг себя некоторую свободную зону. Она комфортна, пока некто без разрешения не вторгся в нее. Социальный смысл и чувство своего места. Чувство собственной зоны или собственного пространства появляется у человека очень быстро

Интимная зона. В нашей культуре близость тел от соприкосновения до полуметра – свидетельство близких отношений и безусловного доверия. Доверие – вот условие, при котором мы добровольно пускаем человека в свою интимную зону.

Ближняя – до 15 см.

Дальняя – до 0,5 м – общение с близкими друзьями, хорошо знакомыми людьми.

Интимная зона – как бы невидимый кокон, в котором мы чувствуем свою отделенность от всего остального мира. В деловом общении сохранение максимальной интимной зоны или сокращение ее свидетельствует либо о конфиденциальности общения, либо о субординации партнеров. Чем выше статус, тем на большую интимную зону претендует человек. «Прорыв» в интимную зону мы осуществляем с помощью прикосновений.

Личная. В своей личной зоне мы добровольно оставляем тех, с кем близки. Сохранение дистанции в рамках личной зоны зависит от статуса, отношений, и психологического состояния партнеров в данный момент.

Ближняя – 50 – 80 см. Это зона продуктивного делового общения.

Дальняя – до 1,5 м. В нашей культуре – формальная норма делового общения.

Ближняя – от 0,5 до 2,0 м. Общение без общения. Незнакомые люди.

Дальняя – от 2 до 2,5 м. – руководители, люди, претендующие на власть.

Публичная территория общения.

Ближняя от 3 до 8 м. – лектор.

Дальняя от 8 –ми метров – оратор на стадионе.